Come iniziare a usare Concierge nel tuo condominio
In mezz'ora il condominio è pronto: aree comuni, appartamenti, residenti e portineria. Poi i residenti ricevono un'email e iniziano a prenotare. E per ogni dubbio c'è l'assistente, sempre a portata di clic.
Il tuo assistente
In basso a destra, in ogni pagina, c'è il pulsante «Assistente». Si apre un pannello dove scrivi cosa ti serve, con parole tue, come faresti con un collega. Per esempio:
- «Aggiungi Mario Rossi all'interno A1, mario.rossi@gmail.com»
- «Chi non ha ancora fatto il primo accesso?»
- «Chiudi la palestra lunedì dalle 9 alle 12 per pulizie»
- «Crea la sala feste, aperta tutti i giorni dalle 10 alle 22»
- «Manda l'invito a chi non l'ha ancora ricevuto»
- Prepara, tu confermi. Ogni modifica ti compare con il riepilogo di cosa cambia e il pulsante «Conferma». Senza il tuo clic non succede niente.
- Ti avvisa sempre. Se una modifica ha delle conseguenze, per esempio annullare prenotazioni o bloccare l'accesso a qualcuno, te lo dice in giallo prima che tu confermi.
- Non può fare danni. Non cancella niente e non cambia le password. Le prenotazioni dei residenti le annulla solo se chiudi un'area e glielo chiedi chiaramente, e prima ti dice quante sono.
- Manca qualcosa? Se chiedi una cosa che Concierge non fa ancora, ti propone di mandare la richiesta agli sviluppatori di Ibisense, senza impegno.
Si parte
Lo fa Ibisense-
Creiamo il condominio
Aggiungiamo il tuo condominio in Concierge, vuoto e pronto da riempire.
-
Creiamo il tuo accesso
Ti arriva un'email con oggetto «Il tuo accesso a Concierge». Apri il link, scegli una password e sei dentro. Da lì in poi entri da concierge.ibisense.it.
Prepari il condominio
Lo fai tu, dal computer-
Controlla i dati del condominio
Nome e indirizzo: li vedono i residenti e gli ospiti. Qui scegli anche il nome nel link della pagina con le guide video, per esempio …/condominio/virage/guide.
Dove:Gestione›Dati del condominio -
Crea le aree comuni
Una per ogni spazio che si prenota: palestra, sala feste, area benessere… Per ognuna indichi:
- giorni e orari di apertura e quanto dura un turno (es. palestra 1 ora, sala feste 3 ore);
- quante persone possono stare insieme nello stesso turno, e quanti ospiti si possono portare;
- i limiti per appartamento, per lasciare spazio a tutti (es. un turno al giorno).
Ogni area ha un colore: così la riconosci subito nel calendario.
Più veloce: chiedilo all'assistente, per esempio «Crea la palestra, aperta tutti i giorni dalle 7 alle 22, turni di un'ora, 10 persone».
Dove:Gestione›Aree comuni›Nuova area -
Importa appartamenti e residenti da Excel
Metti le colonne del foglio in quest'ordine. Servono solo le prime tre; più persone nello stesso appartamento vanno su righe diverse con lo stesso interno.
Interno Nome e cognome Email Telefono Edificio A1 Mario Rossi mario.rossi@gmail.com 333 1234567 Scala A A1 Lucia Rossi lucia.rossi@libero.it Scala A A2 Giorgio Bianchi g.bianchi@outlook.it Scala A da incollare nella prima riga del tuo foglioSeleziona le righe nel foglio, copia e incolla nella pagina di Concierge. Clicca «Controlla»: vedi riga per riga cosa verrà aggiunto, e in rosso le righe con un problema (un'email sbagliata, un nome senza email…). Se è tutto a posto, clicca «Importa».
Prima di importare vedi tutto: le righe in rosso vengono saltate, le correggi nel foglio e le reimporti. Per pochi nomi: puoi anche incollare qualche riga nel pannello dell'assistente e scrivere «importa questo elenco». Per il foglio intero usa questa pagina.
Per la prova: comincia con 5–10 residenti volontari. Gli altri li aggiungi quando siete pronti, reimportando lo stesso foglio: chi c'è già non viene duplicato.Dove:Gestione›Importa da Excel -
Crea l'accesso per la portineria
Un account per il telefono o il computer della portineria: controlla i codici degli ospiti, vede l'agenda, prenota per chi lo chiede. Usa un'email della portineria, non personale.
Allo stesso modo puoi aggiungere i consiglieri, che vedono l'agenda e pubblicano avvisi.
Oppure: «Aggiungi la portineria, portineria@esempio.it».
Dove:Gestione›Persone›Aggiungi una persona -
Manda gli inviti
Un clic e ogni residente riceve un'email con il link per scegliere la password. Il link vale 7 giorni; se scade, lo rimandi dalla scheda della persona.
Dove:Gestione›Persone›Manda l'invito a tutte -
Fai conoscere Concierge
Manda ai residenti il link della pagina con le guide video: pochi minuti, senza parole difficili, per telefono e per computer. Si apre anche prima di aver fatto l'accesso.
Il link lo trovi in Gestione › Guide video.
Poi pubblica un avviso di benvenuto: compare in cima alla pagina di tutti.
Dove:Avvisi›Scrivi un avviso
Nei giorni di prova
Se qualcosa non va
- Un residente dice che l'email non è arrivata
- Controlla che l'email scritta nella sua scheda sia giusta, poi clicca «Rimanda l'email di accesso». In Gestione › Email inviate vedi se è partita e puoi aprirla: il link è lì, e puoi anche mandarglielo tu su WhatsApp.
- Ha dimenticato la password
- Nella pagina di accesso tocca «Non ricordi la password?»: gli arriva un link per sceglierne una nuova.
- Una persona non abita più qui
- Nella sua scheda togli la spunta «Può entrare»: non potrà più accedere, e le sue prenotazioni passate restano.
- Ho sbagliato qualcosa nell'importazione
- Correggi direttamente la persona o l'appartamento in Gestione, oppure sistema il foglio e reimportalo: chi c'è già non viene duplicato.
- Non trovi come fare una cosa
- Chiedila all'assistente: se si può fare te la prepara, altrimenti ti dice dove trovarla. Se Concierge non la fa ancora, puoi mandare la richiesta agli sviluppatori, senza impegno.
- Serve aiuto
- Scrivi a Ibisense, info@ibisense.it: guardiamo insieme.
Concierge · concierge.ibisense.it · Ibisense