Concierge › Condizioni del servizio
Condizioni del servizio
In vigore dal 13 ottobre 2026.
1. Chi fornisce il servizio
Concierge è un servizio di Ibisense («Ibisense»). Per qualsiasi comunicazione: info@ibisense.it.
2. Il servizio
Concierge è un'applicazione web per prenotare le aree comuni di un condominio o di un complesso residenziale (palestra, sala comune, lavanderia, piscina e simili). Si usa dal browser del telefono o del computer, senza installare niente. Comprende: aree con orari e regole, prenotazioni dei residenti, agenda per amministrazione e portineria, chiusure per lavori, codici per gli ospiti, avvisi, email automatiche, importazione da Excel e un assistente basato su intelligenza artificiale che prepara le modifiche, sempre da confermare.
Concierge non comprende l'installazione o il collegamento di dispositivi (serrature, cancelli, lettori di badge) né la contabilità condominiale.
3. Account e prova gratuita
Chi si registra («Cliente») apre un account per un condominio e ne diventa l'amministratore su Concierge. Il Cliente può essere l'amministratore del condominio, un consigliere o chi è autorizzato dal condominio a gestire gli spazi comuni, e garantisce di esserlo.
I primi 7 giorni sono gratuiti, con tutte le funzioni e fino a 400 utenze. La prova non si rinnova da sola e non richiede dati di pagamento.
Il Cliente custodisce le proprie credenziali ed è responsabile di chi aggiunge come utente (residenti, portineria, altri amministratori).
4. Prezzi e pagamento
Dopo la prova il servizio è in abbonamento. Il prezzo dipende dalle utenze attive del condominio (tutte le persone che possono entrare: residenti, portineria, amministratori):
| Utenze attive | Al mese | All'anno |
|---|---|---|
| da 1 a 50 | 39 € | 390 € |
| da 51 a 150 | 79 € | 790 € |
| da 151 a 400 | 129 € | 1.290 € |
| oltre 400 | su misura, su richiesta | |
Prezzi in euro, IVA esclusa (22%, aggiunta al pagamento). Il pagamento avviene con PayPal, con rinnovo automatico ogni mese o ogni anno secondo la scelta del Cliente. Se l'abbonamento parte durante la prova, il primo addebito avviene alla fine della prova.
Se le utenze attive superano il limite della fascia, per aggiungerne altre il Cliente passa alla fascia successiva dalla pagina Abbonamento; il cambio va approvato su PayPal. Il Cliente può passare a una fascia più piccola quando le utenze attive lo consentono.
Per ogni pagamento Ibisense emette fattura elettronica, con i dati che il Cliente indica prima di pagare.
Ibisense può cambiare i prezzi con almeno 30 giorni di preavviso via email; il nuovo prezzo vale dal primo rinnovo successivo e il Cliente può disdire prima.
5. Disdetta
Il Cliente può disdire in ogni momento dalla pagina Abbonamento o dal proprio conto PayPal. Dopo la disdetta non ci sono altri addebiti e il servizio resta attivo fino alla fine del periodo già pagato. I periodi già pagati non vengono rimborsati, salvo quanto previsto dalla legge.
6. Fine della prova, mancato pagamento, cancellazione dei dati
Se alla fine della prova non è attivo un abbonamento, o se un rinnovo non va a buon fine, il servizio si sospende: l'amministratore vede solo la pagina per attivare l'abbonamento, gli altri utenti vedono che il servizio è sospeso. Attivando l'abbonamento tutto riprende com'era.
Dopo 30 giorni di sospensione Ibisense cancella il condominio con tutti i suoi dati (aree, utenti, prenotazioni, email). Una settimana prima avvisa l'amministratore via email. Prima della cancellazione il Cliente può chiedere una copia dei dati a info@ibisense.it. Restano solo i dati che la legge obbliga a conservare, come quelli delle fatture.
7. Dati personali e nomina a responsabile del trattamento
I dati dei residenti, della portineria e degli altri utenti del condominio sono trattati da Ibisense per conto del condominio, che ne è titolare. Accettando queste condizioni il Cliente, per conto del condominio, nomina Ibisense responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, alle condizioni seguenti:
- Ibisense tratta i dati solo per fornire Concierge e secondo le istruzioni del Cliente, che coincidono con l'uso delle funzioni del servizio;
- le persone autorizzate da Ibisense sono tenute alla riservatezza;
- Ibisense adotta misure di sicurezza adeguate: connessioni cifrate, password conservate in forma non leggibile, accessi distinti per ruolo, copie di sicurezza, server nell'Unione Europea (Francoforte, Germania);
- il Cliente autorizza questi sub-responsabili: Akamai Technologies (Linode) per i server; Elastic Email per l'invio delle email; Anthropic per l'assistente, che riceve le richieste dell'amministratore e i dati necessari a rispondere; PayPal per i pagamenti. Ibisense avvisa il Cliente prima di aggiungerne altri. Per i trasferimenti fuori dall'Unione Europea valgono le garanzie degli artt. 44 e seguenti del Regolamento (clausole contrattuali standard o decisioni di adeguatezza);
- Ibisense aiuta il Cliente a rispondere alle richieste degli interessati e a rispettare gli obblighi su sicurezza e violazioni dei dati, che comunica senza ritardo;
- alla fine del servizio Ibisense cancella i dati come al punto 6, salvo obblighi di legge;
- Ibisense mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi.
Per i dati del Cliente (account, fatturazione, uso del servizio) Ibisense è titolare del trattamento: vedi l'informativa privacy. Dentro Concierge ogni condominio ha la sua informativa per i residenti, che l'amministratore completa con i dati del condominio.
8. Uso corretto
Il Cliente usa Concierge per gestire gli spazi comuni del proprio condominio, inserisce dati veri e aggiunge solo persone che hanno titolo a usare il servizio. Non usa Concierge per mandare comunicazioni estranee alla vita del condominio. In caso di abusi Ibisense può sospendere l'account, avvisando il Cliente.
9. Disponibilità e assistenza
Ibisense fa il possibile perché Concierge sia sempre disponibile; possono esserci brevi interruzioni per manutenzione o per cause che non dipendono da Ibisense. L'assistenza sui malfunzionamenti è inclusa e si chiede via email a info@ibisense.it. Formazione o interventi su richiesta si concordano a parte.
Le regole delle aree comuni (orari, posti, ospiti) le decide il condominio: Concierge le applica come le imposta l'amministratore.
10. Responsabilità
Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità di Ibisense verso il Cliente è limitata all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti al fatto. Ibisense non risponde dell'uso degli spazi comuni né di danni dovuti a regole o dati inseriti dal Cliente.
11. Modifiche alle condizioni
Ibisense può aggiornare queste condizioni comunicandolo via email almeno 30 giorni prima. Se il Cliente non è d'accordo può disdire prima che entrino in vigore.
12. Legge applicabile e foro
Si applica la legge italiana. Se il Cliente è un consumatore, è competente il foro del suo luogo di residenza; negli altri casi il foro della sede di Ibisense.